Procédure de mise en place des financements pour l'année 2023-2024
Généralités
Les doctorant∙e∙s à l’ED 564 doivent être financés comme prescrit par le règlement intérieur. Le financement doit permettre à chaque doctorant.e de vivre correctement en région parisienne tout en poursuivant son doctorat dans de bonnes conditions comme précisé dans le règlement intérieur (Titre III "recrutement des doctorants", Partie A "considérations générales").
Par principe le contrat doit débuter en même temps que la thèse et s'arrêter au plus tôt le jour de la soutenance.
Tout changement dans le financement doit être impérativement signalé à l’école doctorale. La mise en place du financement va également grandement dépendre de son organisme de gestion (plus prosaïquement "avec qui est signé le contrat"). Il est impératif de s'assurer que le financement a bien été signalé dans les bonnes formes à l'école doctorale pour qu'il n'y ait pas de retard de paiement ou de problème administratif ultérieurement.
Les parties ci-dessous reviennent sur ce qu'il convient de faire selon qui gère le contrat.
Mise en place des financements et informations à transmettre à l'école doctorale
Pour savoir qui gère le contrat, le plus simple est de se tourner vers votre équipe de direction, votre directrice/directeur de thèse en premier lieu qui saura répondre à cette question.
La question est essentielle car c'est avec l'organisme qui gère la paie qu'il faudra régler notamment les problèmes liés aux Ressources Humaines.
L'école doctorale peut intervenir et aider dans les démarches relatives à l'université.
La mise en place des contrats gérés par l'université
Il s'agit principalement de contrats doctoraux (ceux du concours ou sur ressources propres) mais également de contrat de recherche ou de CDD.
Le contrat doctoral géré par l'université sur ressources propres doit impérativement être signalé à l'école doctorale au plus tôt.
Dès lors que l'équipe de direction d'une thèse est avertie de l'attribution d'un financement, elle doit entrer en contact avec le laboratoire ou avec l'école doctorale pour retirer le formulaire de mise en place financement.
Ce formulaire permet de mettre en relation les services de l'université avec ceux de l'organisme qui verse l'argent, il est essentiel que cette démarche soit réalisée au plus tôt pour que le contrat puisse être signé et mis en place dans les temps.
En cas de retard, l'école doctorale ne pourra pas intervenir et la paie risque d'être décalée dans le temps. C'est pourquoi il est essentiel de faire les démarches au plus vite et de s'assurer que l'équipe de direction a bien transmis les documents au laboratoire qui les a renvoyés vers l'école doctorale.
La mise en place des financements non gérés par l'université
Il s'agit de tout financement non géré par l'université directement (contrats doctoraux ou autres).
Il faut s'assurer que le contrat, son gestionnaire et la source de financement son bien rempli dans la base de données.
L'école doctorale doit avoir reçu au moins un document lié à l'attribution du contrat au moment de l'inscription pour s'assurer de sa réalité et le contrat doit être téléversé avant fin décembre de votre première année sur votre page personnelle.
Changement de financement
Tout changement de financement doit être signalé à l'école doctorale dans les meilleurs délais.