Objectifs du CSI

En application de l'arrêté du 25 mai 2016 modifié relatif au doctorat, chaque doctorant·e doit constituer un comité de suivi individuel (CSI). Ce comité se charge de faire un bilan annuel de l'avancement de la thèse, soulever les problèmes éventuels, et écrire un bref compte rendu, dont le contenu est décisif pour permettre la réinscription dans l'année ultérieure.

La date limite de retour du rapport du comité de suivi est fixée au 15 juillet.

L’objectif est de s’assurer que l’étudiant·e bénéficie d’un encadrement adéquat et que les conditions sont réunies pour la réussite de son doctorat. Le CSI veille au bon fonctionnement du cursus en s’appuyant sur la Charte du doctorat de Sorbonne Université et de la convention individuelle de formation (CIF) qui précisent notamment les modalités d’encadrement, le suivi de la formation et l’avancement des travaux de recherche (voir aussi Guide du comité de suivi du Réseau National des Collèges Doctoraux).

Composition du CSI

Le comité est composé de 2 membres :

• un parrain ou une marraine :
  • n'entretenant aucune collaboration scientifique avec les encadrants de la thèse,
  • pas spécialiste du domaine de la thèse,
  • membre de l'établissement de tutelle, mais extérieur·e à l’équipe d’accueil,
  • Disponible pour un contact fréquent et détendu avec l’étudiant,
  • possiblement, mais pas nécessairement, membre du laboratoire.

• un tuteur ou une tutrice scientifique :
  • en aucun cas membre de l'équipe ou co-publiant avec ses membres,
  • expert·e (au sens large) du domaine de la thèse,
  • impérativement extérieur·e au laboratoire et dans la mesure du possible à l’établissement.

Attention : les membres du CSI ne peuvent pas être rapporteurs, car l’article 17 de l’arrêté du 16 Mai 2016 précise que «Les rapporteurs n’ont pas d’implication dans le travail du doctorant ».

constitution et validation du CSI

Chaque doctorant·e en première année doit donc, avant le 20 avril, procéder aux étapes suivantes :

1. Avec les directeurs/directrices de thèse, identifier les deux membres potentiels du CSI, en respectant les contraintes citées ;
2. S'assurer d’avoir l’accord de la direction du laboratoire d’accueil, notamment si le laboratoire propose (en accord avec l’ED) un dispositif spécifique pour la constitution des CSI ;
3. Contacter les membres choisis pour qu’ils donnent leur accord de principe ;Renseigner leurs noms, ainsi que les informations complémentaires demandées, dans l’espace personnel ADUM (onglet « Comité de suivi individuel » du menu de gauche) :

La direction adjointe de l’école doctorale pourra alors valider le CSI ou recontacter la doctorante ou le doctorant en cas de problème. Dès que le comité est validé, l’école doctorale transmet un message de confirmation à toutes les personnes concernées.

 
Réunion annuelle du CSI

 
À l’exception des inscrit·es qui soutiennent la thèse avant le 31 décembre de l’année en cours, tou·te·s les doctorant·es doivent réunir leur CSI à la fin de chaque année d’inscription, avant fin juin (inscrit·es en 1ère et 2ème année, et à chaque fois que une inscription à l’année suivante est envisagée).

L’avis du CSI conditionne la réinscription à l’année ultérieure, raison pour laquelle nous demandons que le rapport du comité soit déposé sur ADUM au plus tard le 15 juillet.

 
Il appartient aux doctorant·es d’organiser la réunion annuelle du CSI, à laquelle participent les deux membres du CSI, les encadrant·es de thèse, le doctorant ou la doctorante.

 
La réunion peut être organisée en présentiel ou en visioconférence. La durée et le format sont relativement libres, mais il est impératif que la réunion comporte trois étapes distinctes :

• présentation sur l’avancement des travaux et discussion,
• entretien avec l’étudiant·e sans la direction de thèse,
• entretien avec la direction de thèse sans l’étudiant·e.

La réunion devra permettre aux deux membres du CSI de rédiger un bilan sur l’avancement des travaux, le respect du calendrier prévisionnel, les conditions de la formation doctorale, incluant les formations suivies, les conditions matérielle di travail de thèse, l’intégration dans le laboratoire, la qualité de la communication scientifique entre doctorant·e et encadrant·es, les opportunité d’échange avec le contexte scientifique national et international. Le CSI veille également à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement.

Si des problèmes spécifiques sont identifiés, quelle qu’en soit la nature, le rôle n’est pas de résoudre ces difficultés mais d’en alerter l’ED. Tout signalement et/ou alerte par le CSI à l’école doctorale doit se faire en parallèle et en dehors du compte rendu.

En cas de difficulté à évaluer une situation particulière, les membres du comité peuvent trouver de l’aide dans le Guide du comité de suivi du Réseau National des Colleges Doctoraux, qui contient également des conseils sur les points de vigilance et le déroulé de la réunion.

Avant la réunion du CSI

1) Mise à jour des données sur ADUM par l’étudiant·e :

 
Avant chaque réunion du CSI, l’étudiant·e doit mettre à jour son profil ADUM pour que les membres du comité puisse avoir accès à toutes les informations utiles. En particulier :

• dans l’onglet Publications du menu de gauche, rentrer les éventuelles publications. Si celles-ci sont correctement renseignées sur HAL, il est possible de les importer directement :

• dans l’onglet Compétences et portfolio du menu de gauche, renseigner les activités d'enseignement, l’entrée Projet professionnel et, si pertinent, les entrées Autres activités, Séjours à l’étranger, Stages.

2) Accessibilité des données sur ADUM pour les membres du CSI :

 
Les membres du CSI ont accès au profil de l’étudiant·e sur ADUM dans l’onglet
Thèses en cours > CSI - comité de suivi individuel > Tableau de suivi puis en cliquant sur le nom de l’étudiant·e :

En particulier, ils ont accès à ses publications dans Portfolios, et à (une partie de) ses formations dans Formations. Certaines de ces informations sont à renseigner dans le formulaire du compte rendu de réunion du CSI.

compte rendu du CSI

 
Un compte rendu de la réunion est préparé par les membres du CSI sur la base du formulaire de rapport disponible ici et sur ADUM.

Une fois complété et signé par les membres du CSI, le compte rendu est converti en PDF et transmis à la doctorante ou au doctorant, qui se charge de le télécharger sur ADUM (onglet « Comité de suivi individuel ») avant la date limite du 15 juillet.