Dispositions générales

La réglementation européenne sur les protection des données personnelles (RGPD), est entrée en vigueur le 25 mai 2018, et peut être consultée en français sur le site de la CNIL.  En application de celle-ci, nous vous informons ci-dessous des conditions de recueil, de conservation et de traitement de vos données personnelles.

Vous êtes informés que :

• La base juridique générale de ce traitement est l’application de l’Arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et des modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat.
• En cochant la case de consentement vous acceptez les dispositions détaillées ci-dessous. En l’absence de consentement, votre admission à l’école doctorale ne sera pas possible.
• L’activité sur le site des utilisateurs authentifiés est enregistrée dans un journal, qui est conservé pendant 1 an.
• En règle générale, seuls les membres du staff de l’ED peuvent avoir accès à l'ensemble des données.
  
• Vous disposez du droit d’accès, de correction, de communication et d’effacement de vos données, dans des conditions précisées ci-dessous (RGPD, Chapitre III)
• Le responsable du traitement est le directeur de l’ED PIF : Frédéric Chevy.
  Pour faire valoir vos droits veuillez vous adresser au webmaster. qui règlera le problème en lien avec la direction de l’ED et le cas échéant le transmettra au DPO compétent (dont l'adresse sera fournie en temps utile).
• En cas de violations de ces dispositions, ou d’autres prescriptions du RGPD, ou de contentieux relatif au traitement de vos données, vous avez un droit de recours auprès de la CNIL. (RGPD, Chapitre VIII)

Les différentes finalités des traitements effectués sont les suivantes :

1. Sélection des étudiants admis à préparer une thèse au sein de l'ED PIF.
2. Suivi des inscriptions, contrats de travail, du déroulement de la thèse, et des soutenances.
3. Suivi de la poursuite de carrières des diplômés.
4. Établissement des contrats doctoraux
5. Études statistiques sur le doctorat et les carrières des docteurs, et évaluation des écoles doctorales

Candidats à l’inscription (finalité 1)

• Les données recueillies sur le formulaire de candidature et les documents téléchargés dans le dossier de candidature sont nécessaires au traitement de votre demande d’inscription.
• Ces données et documents sont stockés sur le serveur de l’ED de manière sécurisée. Pour les candidats au concours, les membres du jury pourront y avoir accès.
• Les lettres de recommandations confidentielles sont destinées aux membres du directoire de l’ED et au jury du concours, qui seuls y auront accès.
• Aucun traitement de décision automatisée ou «profilage» n’est réalisé au cours du processus de sélection.
• Pour les candidats non-admis à l’ED, ces données et documents seront conservés pour une durée d’un an.
• Pour les candidats admis à l’ED, certaines données et documents seront transférés vers l’espace personnel du doctorant, et les autres supprimées.
• Les informations relatives à l’admission des doctorants sont publiées en temps réel sur la page Admissions du site web.

Doctorants et docteurs de l’ED (finalités 2 et 3)

Chaque doctorant et docteur de l’ED dispose d’un «espace personnel» dont l’accès est protégé par un identifiant et un mot de passe.

• Les données recueillies sont nécessaires à l’accomplissement des missions confiées aux écoles doctorales par l’Arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et des modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat.
• Le droit au retrait du consentement, à l’effacement des données personnelles et à l’oubli ne peut être exercé qu’en cas de démission (abandon du parcours conduisant au doctorat) ou au terme de la période de suivi du devenir des docteurs (10 ans après la soutenance). (RGPD, Chapitre II, article 6, § 1.b, 1.d et 1.e)

Les données renseignées par les doctorants et les docteurs de l’ED ne sont communiquées, à la mesure des besoins, qu’aux personnes suivantes :

• le service de la scolarité et le département de formation doctorale de l’établissement d’inscription,
• les directeurs de thèse et co-encadrants, qui ont accès à l’intégralité de la fiche des doctorants qu’ils encadrent, et les membres des comités de suivi,
• la direction du laboratoire d’affiliation et les membres du conseil de l’ED,
• le cas échéant, le service des ressources humaines ou de la valorisation de l’établissement employeur ou le service de gestion des missions doctorales de l’établissement concerné.
• sous forme partiellement anonymisée, le MESR et le HCERES (finalité 5).

En outre, les doctorants chargés de l’organisation des journées scientifiques disposent d’une liste exhaustive des doctorants en cours de thèse, comportant les adresses email de leurs condisciples.

Enfin, les départements de formation doctorale de certains établissements délèguent à un organisme extérieur (comme sous-traitant) des opérations d’enquête auprès des docteurs, pour laquelle l’ED peut être amenée à fournir des adresses électroniques (finalités 3 et 5).

Doctorants en contrat doctoral avec Sorbonne Université (finalité 4)

À Sorbonne Université, le traitement des données nécessaires à l’élaboration des contrats doctoraux est délégué à l’ED. Aussi les doctorants concernés sont invités à fournir, dans la partie «Infos administratives» de leur espace personnel, les données ou documents nécessaires à l'établissement de leur contrat (RGPD, Chapitre II, article 9, § 2.b).

Ces données sont transmisses par voie sécurisée à la DRH ou DR de l’université puis effacées, dans un délai de 2 ou 3 mois.

Directeurs de thèse et co-encadrants (finalités 1 à 5)

Nous traitons les données relatives l’affiliation et la situation professionnelle des encadrants de thèses, telles qu'elles apparaissent sûr leur fiche personnelle, qui sont nécessaires aux procédures de recrutement et de suivi des doctorants et du devenir des docteurs.

• Les données relatives au recrutement sont effacées en même temps que celles concernant les candidats (finalité 1).
• Les autres données sont conservée tant que la personne concernée est en activité et reste affiliée à l’ED. Au delà, elles seront supprimées, sur demande explicite, dans la mesure où la soutenance des anciens doctorants remonte de plus de 10 ans.

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